MPK Inowrocław - mpk.inowroclaw.pl

Pełnomocnikiem ds. naruszeń prawa w Miejskim Przedsiębiorstwie Komunikacyjnym sp. z o.o. w Inowrocławiu jest Katarzyna Malecha, mail: sygnalista@mpk.inowroclaw.pl, tel: 52 357 60 68 wew. 14.

Zgłoszenia naruszenia można dokonywać:

• za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej: sygnalista@mpk.inowroclaw.pl
• poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia nieprawidłowości - wzór formularza zgłoszenia dostępny jest do pobrania na dole strony (format PDF, DOC i ODT).
• osobiście u pełnomocnika ds. naruszeń prawa,
• telefonicznie pod nr tel. (52) 357 60 68 wew.14,
• pocztą na adres Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne sp. z o.o., ul. ks. P. Wawrzyniaka 33, 88-100 Inowrocław - z adnotacją „do rąk własnych Prezesa Zarządu”, 

 

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych określający procedury zgłaszania naruszeń/nieprawidłowości, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów)

 

§ 1

1. Na podstawie art. 24 ust. 1 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (dalej Ustawa) oraz art. 8 ust 1 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej Dyrektywa) ustanawia się w Miejskim Przedsiębiorstwie Komunikacyjnym sp. z o.o. w Inowrocławiu regulamin określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

2. Przez użyte w Regulaminie określenia (definicje) rozumie się definicje zawarte w art. 2 Ustawy.

3. Strategia działania Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacyjnego sp. z o.o. w Inowrocławiu oparta jest na odpowiedzialności, zapobieganiu korupcji oraz zapobieganiu powstawania innych nieprawidłowości zarówno wewnątrz organizacji, jak i wśród podmiotów współpracujących przy uwzględnieniu szeregu aspektów, w szczególności interesów społecznych, ochrony środowiska, relacji z różnymi grupami współpracowników. Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne sp. z o.o. w Inowrocławiu prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych.

4. Podstawowym celem Regulaminu jest utworzenie systemu informowania o nieprawidłowościach w Miejskim Przedsiębiorstwie Komunikacyjnym sp. z o.o. w Inowrocławiu poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.

5. Osoby zgłaszające naruszenia podlegają ochronie. Zakazuje się ujawniania tożsamości sygnalisty wbrew przepisom oraz prowadzenia działań odwetowych wobec tych osób, w szczególności działań wymienionych w art. 12 i 13 Ustawy.

6. Z ochrony przed działaniami odwetowymi korzystają także:

• osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia,
• osoby powiązane z sygnalistą, które mogą doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, takie jak współpracownicy lub osoby najbliższe sygnalisty,

§ 2

1. Zgłaszanie naruszeń/nieprawidłowości będących działaniem lub zaniechaniem niezgodnym z prawem lub mającym na celu obejście prawa dotyczy następujących obszarów działalności Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacyjnego sp. z o.o. w Inowrocławiu :

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania;
• osób prawnych;

§ 3

1. Regulamin i jego postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:

• pracownik;
• pracownik tymczasowy;
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• przedsiębiorca;
• prokurent;
• akcjonariusz lub wspólnik;
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
• stażysta;
• wolontariusz;
• praktykant.

2. Regulamin stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1 także przed nawiązaniem z nią stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Miejskim Przedsiębiorstwie Komunikacyjnym sp. z o.o. w Inowrocławiu, a także już po ich ustaniu.

3. Jeżeli zgłoszenie podlega rozpatrzeniu w ramach innej procedury (np. antymobbingowej, skargowej) przekazuje się je wg właściwości.

4. Informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem Regulaminu zgłoszeń wewnętrznych.

§ 4

1. Dostęp do kanałów zgłaszania nieprawidłowości posiadają tylko osoby odpowiedzialne za zgłoszenie.

2. Zgłoszenia naruszenia można dokonywać:

• za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej: sygnalista@mpk.inowroclaw.pl
• poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia nieprawidłowości, dostępnego pod adresem www.mpk.inowroclaw.pl - wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu,
• osobiście u pełnomocnika ds. naruszeń prawa,
• telefonicznie pod nr tel. (52) 357 60 68 wew.14,
• pocztą na adres Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne sp. z o.o., ul. ks. P. Wawrzyniaka 33, 88-100 Inowrocław - z adnotacją „do rąk własnych Prezesa Zarządu”,

3. Zgłoszenie w szczególności powinno zawierać:

• dane osobowe sygnalisty: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy, datę dokonania zgłoszenia;
• dane osobowe osoby/osób, której zgłoszenie dotyczy;
• opis przedmiotu naruszenia, wskazanie nieprawidłowości oraz ich daty;
• wskazanie jakich regulacji wewnętrznych, przepisów prawa lub standardów zgłoszenie dotyczy;
• wskazanie okoliczności powzięcia informacji o naruszeniu;
• wskazanie osób mających związek ze sprawą lub ewentualnych świadków;
• wskazanie osób, z którymi osoba dokonująca zgłoszenia kontaktowała się w danej sprawie;
• inne okoliczności istotne dla sprawy.

4. Zgłoszenia anonimowe nie będą przyjmowane.

§ 5

1. Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.

2. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości.

3. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, sygnalista będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.

4. W przypadku sygnalisty, świadczącego na rzecz Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacyjnego sp. z o.o. w Inowrocławiu usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.

5. Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, sygnalista świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacyjnego sp. z o.o. w Inowrocławiu, związanej z fałszywym zgłoszeniem.

6. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

§ 6

1. Prezes Zarządu odrębnym zarządzeniem wyznacza pełnomocnika ds. naruszeń prawa upoważnionego do przyjmowania zgłoszeń osobiście, elektronicznie lub pisemnie. Dane personalne i kontaktowe pełnomocnika ds. naruszeń prawa publikuje się na stronie internetowej Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacyjnego sp. z o.o. w Inowrocławiu.

2. Do obowiązków pełnomocnika ds. naruszeń prawa należy, w szczególności:

• przyjmowanie zgłoszeń i ich potwierdzanie;
• wstępna kwalifikacja i ocena zgłoszenia (nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia wpływu);
• nadanie lub nie nadanie osobie zgłaszającej statusu sygnalisty;
• przesłanie sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania;
• wzywanie sygnalisty do uzupełniania przekazanych informacji, jeśli powstają wątpliwości co do ich prawidłowego zakwalifikowania;
• zapoznanie sygnalisty z klauzulą informacyjną i uprawnieniami wynikającymi z obowiązujących przepisów;
• utrzymywanie stałego kontaktu z sygnalistą oraz udzielanie mu informacji o podjętych działaniach następczych;
• prowadzenie rejestru zgłoszeń, w tym dokonywania wpisów w terminach określonych ustawowo,
• występowanie do Prezesa Zarządu o powołanie Zespołu ds. naruszeń, którego skład będzie każdorazowo ustalony indywidualnie, w zależności od przedmiotu zgłoszenia.

§ 7

1. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzony jest w sposób zgodny z zasadami ochrony danych osobowych, przy uwzględnieniu zobowiązania do zachowania poufności tożsamości sygnalisty oraz osób związanych z daną sprawą, w formie pisemnej, w tym elektronicznej.

2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:

• numer zgłoszenia;
• przedmiot naruszenia prawa;
• dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
• adres do kontaktu sygnalisty;
• datę dokonania zgłoszenia;
• informację o podjętych działaniach następczych;
• datę zakończenia sprawy.

3. Dostęp do Rejestru zgłoszeń wewnętrznych przysługuje wyłącznie:

• Prezesowi Zarządu;
• pełnomocnikowi ds. naruszeń prawa,
• kierownikowi komórki kadrowej,
• innym pracownikom posiadającym indywidualne pisemne upoważnienie wydane przez Prezesa Zarządu;
• organom ścigania w przypadku ich zawiadomienia.

4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 8

1. Prezes Zarządu, w zależności od przedmiotu zgłoszenia lub osoby, której zgłoszenie naruszenia dotyczy, powołuje bez zbędnej zwłoki Zespół ds. naruszeń, którym kieruje pełnomocnik ds. naruszeń prawa.

2. Członkowie Zespołu prowadzą postępowanie wyjaśniające w sprawie wskazanej w zgłoszeniu na podstawie upoważnień zawartych w zarządzeniu powołującym Zespół.

3. Jeśli w toku postępowania wyjaśniającego zaistnieje konieczność skorzystania z wiedzy specjalistycznej (eksperta, biegłego), Prezes Zarządu może powołać taką osobę do udziału w pracach Zespołu, przy czym wymagane jest by zawarta z tą osobą umowa zawierała klauzulę o zachowaniu poufności oraz o ochronie danych osobowych.

4. Członkiem Zespołu ds. naruszeń nie może być:

• Sygnalista przekazujący informacje będące przedmiotem wyjaśniania;
• osoba, której dotyczy zgłoszenie;
• osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;
• osoba bliska w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie (w rozumieniu przepisów kodeksu karnego);
• osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy, których prawidłowość będzie przedmiotem badania (może nim być osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy tego typu);
• osoba, której udział w postępowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn.

5. W trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego członkowie Zespołu ds. naruszeń mają prawo do:

• dostępu do dokumentów i danych jednostki w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sprawy;
• uzyskiwania informacji od kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych;
• uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców jednostki;
• dostępu do danych ze służbowych komputerów i telefonów jednostki [z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności, tajemnicy korespondencji i RODO];
• dostępu do danych z monitoringu wizyjnego [z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności i RODO];
• dostępu do pomieszczeń jednostki w celu dokonania wizji lokalnej lub przeszukania i zabezpieczenia dowodów;
• korzystania z pomocy Inspektora Ochrony Danych;
• konsultowania, w niezbędnym zakresie, uzyskanych informacji i danych ze sygnalistą.

6. W zakresie nieuregulowanym w Regulaminie do postępowania wyjaśniającego stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące kontroli wewnętrznej.

§ 9

1. Postępowanie wyjaśniające powinno zostać zakończone w czasie nie dłuższym niż 30 dni od daty jego wszczęcia, pod warunkiem możliwości zebrania w tym czasie przez Zespół ds. naruszeń niezbędnych dokumentów i dowodów.

2. W szczególnie skomplikowanych przypadkach za zgodą Prezesa Zarządu postępowanie wyjaśniające może zostać wydłużone maksymalnie do 80 dni od daty jego wszczęcia.

3. Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego Zespół ds. naruszeń sporządza raport końcowy, który pełnomocnik ds. naruszeń prawa przedkłada Prezesowi Zarządu. Raport ten zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki nieprawidłowości oraz osoby za nie odpowiedzialne.

4. Wraz z raportem końcowym Zespół ds. naruszeń załącza propozycje dalszych działań następczych, którymi w szczególności mogą być:

• zamknięcie postępowania bez podejmowania dalszych działań (w wypadku niepotwierdzenia się zgłoszenia);
• przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi pracownikowi;
• upomnienie pracownika, pozbawienie nagrody, premii itp.;
• zmiany lub rotacje na stanowiskach;
• wnioski prewencyjne o charakterze zarządczym lub organizacyjnym;
• zmiany w wewnętrznych procedurach;
• podjęcie działań cywilnoprawnych, dotyczących np. zawartych umów, naprawienia szkody, wypłacenia odszkodowania;
• złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego;
• złożenie wniosku o wszczęcie postępowania ws. naruszenia dyscypliny finansów publicznych;
• złożenie zawiadomienia do UOKIK;
• złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa (w przypadku zgromadzenia dowodów),
• poinformowanie właściwych służb (w przypadku niedostatecznego zgromadzenia dowodów).

§ 10

1. Przetwarzania danych osobowych w trakcie odbierania zgłoszeń naruszeń/nieprawidłowości, prowadzenia postępowań wyjaśniających, podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów dokonuje się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679) z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

2. Dane osobowe osoby, której nadano status sygnalisty, podlegają szczególnej ochronie w celu ograniczenia osobistego ryzyka osoby zgłaszającej nieprawidłowości, w tym negatywnych konsekwencji ze strony osób i podmiotów, do których odnosiło się zgłoszenie.

3. Dane sygnalisty powinny pozostać poufne i nie mogą być ujawniane w toku postępowania stronom i uczestnikom tego postępowania, bez wyraźnego i jednoznacznego przyzwolenia ze strony sygnalisty.

4. Pełnomocnik ds. naruszeń prawa otrzymując zgłoszenie, rejestruje wniosek jako odrębną sprawę, z sygnaturą odpowiednią dla zgłoszeń sygnalistów, aby zminimalizować ryzyko ujawnienia danych sygnalisty na dalszych etapach postępowania.

5. Od sygnalisty nie żąda się dodatkowych danych osobowych, niż te, które są wymagane w złożonym zgłoszeniu.

6. Dane sygnalisty nie są ujawnianie w żadnym z dokumentów związanych z postępowaniem.

7. Danych sygnalisty nie ujawnia się na wniosek stron lub uczestników postępowania.

8. Danych sygnalisty nie zamieszcza się w rozdzielnikach dokumentów związanych z postępowaniem.

9. Sygnalista jest informowany o przebiegu i wyniku postępowania, które zostało wszczęte na skutek jego zgłoszenia, w tym o planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodach takich działań. Informacje na ten temat przekazuje mu pełnomocnik ds. naruszeń prawa, w terminach wskazanych w art. 25 ust. 1 pkt 7 Ustawy.

10. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania, są usuwane bez zbędnej zwłoki.

11. Klauzula informacyjna dla sygnalistów stanowi zał. nr 2 do Regulaminu.

12. Klauzula informacyjna wręczana będzie sygnaliście przy zgłoszeniu bezpośrednim, lub przesłana pocztą tradycyjną (za potwierdzeniem odbioru) albo elektroniczną - w przypadku zgłoszenia przesłanego pocztą tradycyjną lub elektroniczną. Klauzulę przekazuje się także osobom, których dane uzyskane zostały od sygnalisty.

§ 11

1. Niniejszy Regulamin zamieszcza się na stronie internetowej Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacyjnego sp. z o.o. w Inowrocławiu, a także udostępnia się wszystkim pracownikom i współpracownikom Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacyjnego sp. z o.o. w Inowrocławiu, którzy mają obowiązek jego przestrzegania.

---

 

Klauzula informacyjna dot. zgłoszeń naruszeń prawa

 

W związku z art. 13 RODO informujemy, iż:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacyjne sp. z o.o., ul. ks. P. Wawrzyniaka 33 , kod pocztowy 88-100 Inowrocław.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Państwo skontaktować w sprawach ochrony danych osobowych i realizacji swoich praw pod adresem e-mail: iod@mpk.inowroclaw.pl lub pisemnie na adres podany w pkt. 1.

3. Administrator przetwarza Państwa dane osobowe dla wypełnienia ciążących na nim obowiązków prawnych wynikających z Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (dalej Ustawa) oraz Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO), w celach związanych ze rozpatrywaniem zgłoszeń naruszeń prawa.

4. W związku z przetwarzaniem danych w celu wskazanym w pkt 3, Państwa dane osobowe mogą być udostępniane innym odbiorcom lub kategoriom odbiorców danych osobowych. Odbiorcami tymi mogą być w szczególności podmioty upoważnione do odbioru Państwa danych osobowych na podstawie przepisów prawa.

5. Państwa dane osobowe będą przetwarzane i przechowywane przez okres przewidziany w art. 29 ust. 5 Ustawy (3 lata) oraz okres niezbędny do realizacji czynności wskazanych w pkt. 3 i 4 niniejszej klauzuli, tj. przez okres niezbędny do wypełnienia ciążących na Administratorze obowiązków oraz wynikający z obowiązujących go przepisów archiwalnych.

6. Posiadacie Państwo prawo do żądania od Administratora:

a) dostępu do Państwa danych osobowych – w granicach art. 15 RODO,
b) sprostowania Państwa danych osobowych – w granicach art. 16 RODO,
c) usunięcia Państwa danych osobowych – w granicach art. 17 RODO,
d) ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych – w granicach art. 18 RODO,
e) cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które zostało wykonane na podstawie zgody, przed jej cofnięciem, jeżeli Administrator na tej właśnie podstawie przetwarzał Państwa dane osobowe.

7. Przysługuje Państwu także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku stwierdzenia naruszenia przetwarzania danych osobowych.

8. Podanie przez Państwa danych osobowych nie jest obowiązkowe, ale jest niezbędne do otrzymania statusu sygnalisty i zapewnienia przysługującej zgodnie z Ustawą ochrony przed działaniami odwetowymi.

9. Państwa dane nie będą poddane procesom zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

10. Administrator danych nie ma zamiaru przekazywać Państwa danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.